表の一番上だけを固定したいのに、左側の数列まで動かなくなっていませんか？ Calcで行と列を固定する時は、選択セルの上と左が固定されると考えると、希望の境界を決めやすくなります。
▶本記事の概要
- 最初に動かしたいセルから固定位置を決める
- 固定を解除し、希望の境界で設定し直す
- 分割表示や保護と取り違えていないかを見る
- 印刷した2ページ目に見出しが出ない場合
- まとめ
最初に動かしたいセルから固定位置を決める
日付が1行目、担当者名がA列に並ぶシフト表を想像してください。下にスクロールしても日付を残し、右にスクロールしても担当者名を残したいなら、自由に動いてほしい最初のデータセルはB2です。残したい見出しそのものをクリックすると、思った境界から一つずれやすいですね。
| 画面に残したい範囲 | 選ぶセル | スクロールする部分 |
|---|---|---|
| 1行目だけ | A2 | 2行目から下とすべての列 |
| 上の2行だけ | A3 | 3行目から下 |
| 左の2列だけ | C1 | C列から右とすべての行 |
| 上の2行と左の2列 | C3 | C3から右下のデータ |
セル名は列のアルファベットと行番号の組み合わせです。行だけを固定したい時にD列を選ぶと、左のA～C列まで対象になりますね。表の中の一番右にカーソルがあった場合ほど、固定する前に左上へ戻しておくと確認しやすいですね。
境界の決め方を逆から考える練習もできます。「3行目まで残し、A列だけ残したい」なら、最初に動かしたい行は4行目、最初に動かしたい列はB列ですよ。したがって答えはB4ですね。行と列を別々に数えてから合体させると、大きなシートや幅広い工程表でもクリックする位置を決めやすくなります。
現場の備品表なら、A列に担当、B列に品名、C列以降に搬入数や返却数が並ぶこともあるので覚えておきましょう。横に動かした時、担当だけ読めても何を返却した行か分からないなら、A列とB列の両方を残した方が読みやすいですね。固定する範囲は「できるだけ広く」より、右端のセルに入力する時に必ず読み返す情報を基準に決めてみましょう。
固定を解除し、希望の境界で設定し直す
- 対象シートを開き、「表示」メニューで「行と列を固定」が有効なら一度解除
- シートの上端・左端が見える位置へ戻す
- 表から動かしたい最初のセルを一つだけ選ぶ
- 「表示」→「行と列を固定」を選んで縦横に試す
縦だけ試すと横方向の設定ミスを見逃すことがあります。10行ほど下へ送り、1行目に見出しがあるかを確認してから横にも動かしてください。日付は残っているのに担当者名が消えるなら列方向の境界、反対なら行方向の境界が見直し先です。
一行目に表題を置き、二行目が実際の項目名という表もありますね。この場合、一行目だけを固定する機能では見出しまで残せません。三行目のA列にカーソルを置けば、表題と項目名の両方を残せます。「表題を飛ばして二行目だけ常に固定したい」という目的とは異なるので、固定に入る行も確認しましょう。
ノートPCでは固定を広く取ると、実際に操作できる領域が数行・数列しか残らなくなる場合があります。たとえば上部に説明文が6行ある表なら、そのすべてを残すと画面が狭く感じられますよ。表のレイアウトを変えられる自分用ファイルなら、説明文を別シートへまとめ、見出し行を短くすることも選択肢です。共有用の原本なら複製で試してください。
分割表示や保護と取り違えていないかを見る
固定したい行をクリックできることと、画面の中でその行が動くことは別です。固定の役割はスクロール時に見出しを残すことなので、固定したセルへの入力は通常どおり可能ですね。値を書き換えられないようにしたい場合は、セルとシートの保護が別の確認項目になります。
シートが複数の領域に分かれ、それぞれがスクロールするなら「ウィンドウの分割」も見てください。分割は離れた場所を同時に表示するための機能で、固定とは同時に使えません。二つの領域で同じ行が見える場合は、重複データだと思って行を削除する前に分割の状態を確認しましょう。
画面に「###」が並び、見出しを固定しても数字を追えないときは、データの位置や固定の失敗とは限りません。Calcで列幅と数値表示を比べる手順をこちらで紹介しています。列の一部だけ幅を広げて見え方を確かめてください。
すでに固定した表で別のセルをクリックしただけでは、境界は移動しません。今の固定を解除してから、新しい境界のセルを選び直すのがポイントです。作業中に何度も同じ設定を押した場合は、メニューのチェックと画面の境界線の両方を見て、これから固定するのか、解除するのかを区別しましょう。
印刷した2ページ目に見出しが出ない場合
画面で1行目が残るようになっても、印刷プレビューの2ページ目に列名がないことがあります。画面上の固定と、紙面で繰り返す行は別の設定ですよ。印刷時にも同じ見出しを載せたい時は「書式」→「印刷範囲」→「編集」で、繰り返す行に対象の行を指定してください。
名簿なら、見出しを各ページの先頭に載せたい目的と、そもそも全員を印刷したい目的を分けると判断しやすいですね。追加した行が印刷範囲から外れる場合はCalcで表の一部しか印刷されない時の範囲設定をご覧ください。プレビューでは末尾の人まで含まれるかも確認しましょう。
共有用の表を渡す前には、ファイルを保存して開き直し、使ってもらうシートで縦・横それぞれに動かしてみてください。同じファイルに月別シートがある場合は、片方のシートで直した結果を、もう片方にも当てはめて考えない方が確実です。
同じ行を画面の上と下で見比べたい場合は、固定より分割が合うこともありますね。たとえば先月の行と今月の行を別々に動かして比較するなら分割、どこまで下りても列名を残したいなら固定という考え方です。フィルターで一部の行だけを表示した場合も、固定により元データの行順が並べ替わるわけではありません。
受け渡しの確認には「右へ動かした時に品名が残るか」「下へ動かした時に日付が残るか」という二つの質問が使えます。両方に答えられれば、他の人が横長の表を開いた時にも迷いにくいですよ。紙で渡す予定があるなら、同じ質問を印刷プレビューの2枚目にも当てはめ、見出しが欲しい場所にあるかを確かめてください。
まとめ
残したい範囲の下・右にある最初のデータセルを選べば、行と列を一度に指定できます。画面上で固定できたら、印刷用の見出しはプレビューで別に確かめてくださいね。
▶本記事の振り返り
- 固定対象は選択セルより上と左
- 行だけ固定する時はA列で境界を指定
- 分割と固定は用途が異なる
- 印刷の繰り返し行は別途指定
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