PowerPointの印刷が小さすぎる時の直し方

編集画面では読める文字なのに、印刷するとスライドが切手のように小さくなっていませんか？ PowerPointで何枚まとめるかと、プリンターで何ページまとめるかを別々に確認すると、元の文字サイズを直さずに済む場合があります。

▶本記事の概要

印刷プレビューの時点で小さいか確かめる
A4一枚に一つのスライドを大きく印刷する
配布資料とプリンターの二重集約を外す
PDFにした時と別PCで印刷した時を切り分ける
まとめ

印刷プレビューの時点で小さいか確かめる

「ファイル」→「印刷」を開いて、右側のプレビューを見てください。異なるスライドが複数並んでいるなら配布資料の設定、一枚だけが上半分にあり下に文章があるならノートの印刷が候補です。どちらもPowerPointが意図したレイアウトで、スライドのデザインが壊れたとは限りません。

逆に、プレビューではA4に大きく一枚なのに実物だけ小さいなら、プリンターのプロパティやPDFから印刷する時のページ設定を確認しましょう。数十部の印刷を試す前に、対象を一枚にして一部だけ出すと、見直しのために使う紙も少なくて済みますね。

切り分け用に、スライド番号がそれぞれ大きく見える最初の数枚を選んでみましょう。紙に「1・2・3・4」が横二列で並べば4枚の集約、細い枠の中にさらに小さな複数枚が入って見えれば二段階でまとめている可能性があります。同じ図が複数使われていても、番号を目印にすれば何枚の内容が一枚に入ったかを数えやすいですね。

配布資料の見え方は「一枚に何面か」と「どちらから読むか」でも変わります。四面にまとめる時に横へ1・2、次の段に3・4と読ませたいのか、左列を先に読ませたいのかを決めてください。番号や手順に意味がある資料なら、印刷プレビューで並びを確認しておくと、紙を見た人が説明の順番を追いやすくなります。

A4一枚に一つのスライドを大きく印刷する

「ファイル」→「印刷」で使うプリンターを選ぶ
レイアウトを「フルページサイズのスライド」に変更
プリンターの用紙サイズが実際に入れた紙と一致するか確認
プリンター側の集約を1ページ／枚にして試し刷り

横長のスライドを縦向きの用紙へ配置すると、余白が大きく見えることもあるので覚えておきましょう。スライド自体の縦横比を変える前に、印刷方向とプレビューで使われている用紙の向きを見てください。16対9とA4の縦横比は異なるため、比率を保ったまま全体を載せると余白が出るのは自然です。

余白をなくそうとして先にスライドサイズを変更すると、元資料の図や文字の配置まで変わることもあるので覚えておきましょう。上映版の見た目が整っているなら、まず印刷設定で調整しましょう。用紙いっぱいに見せたい箇所が一枚だけの場合は、その図だけを別紙にする方法もあります。

A4用紙を指定したのに縮む場合には、PowerPoint、プリンターのプロパティ、実際に給紙した紙の三つが同じサイズかをご確認ください。PDFを経由する場合にはPDF自体のページサイズも比較に加えます。異なる用紙へ収める調整と、一枚に何ページ載せるかの集約は別の機能なので、まとめて切り替えず一方ずつ結果を見ましょう。

図や表を一枚へぎっしり詰めたスライドでは、2枚組にするだけで脚注が読めなくなることがあります。読み手が数字を転記する資料なら、脚注や数値の読める大きさを先に決めてください。逆に説明の流れを思い出すためのメモなら、同じ面積で数枚を一覧できた方が便利な場面もあります。どこを読んでほしいかで面付けの答えは変わりますね。

配布資料とプリンターの二重集約を外す

たとえばPowerPointで6スライドを一ページにまとめ、さらにプリンターで2ページを一枚に載せると、紙には最大12スライドが並びます。「6枚の資料を作ったつもりなのに文字がやけに小さい」という時は、この二重の指定を疑ってください。まとめる側を一つに絞ると狙いの結果を作りやすいですね。

説明を聞きながら書き込む資料なら、ノート欄付きの3スライド配布資料が候補です。細かいスクリーンショットの操作名まで読んでほしい場合は、2スライドや1スライドと比べましょう。できるだけ多く詰めることよりも、会場で読む一番小さな文字を実寸で判読できるかが目安になります。

写真だけがにじむ時は、一枚あたりの面積に加えて埋め込んだ画像の状態もご確認ください。ファイル内の圧縮が原因の症状はPowerPointで画像がぼやける時の解説が参考になります。文字も画像も同じ比率で縮んでいる場合は、印刷レイアウトから調べる方が近道ですね。

配布用PDFを作る時、元のスライドを通常のPDFに書き出しただけでは、画面で先ほど選んだ配布資料の見え方と同じになるとは限りません。PDFを実際に開き、一ページ内に入っているスライド数と余白を目で確かめましょう。印刷ダイアログからPDF出力する方法を使う場合も、選択したプリンターが変わることで設定が変化することがあります。

PDFにした時と別PCで印刷した時を切り分ける

作成者が配布用PDFをすでに6枚組にしているなら、受け取った側のPDF閲覧ソフトでは、通常一ページを用紙一枚に印刷しますよ。逆にスライド一枚ずつのPDFを渡し、相手が好みで割り付ける方法もあります。受け渡し時に「このPDF一ページがA4一枚分」と添えると二重集約を避けやすいですね。

実寸確認には、図、細かい表、ページ番号があるページを一枚選んでください。通常の白黒コピーで使う予定なら、その条件でも色の違いを見分けられるかを確認しましょう。カラー指定なのに白黒になる症状の切り分けはこちらです。紙面が小さい問題と色が消える問題を順に直せますね。

両面印刷は、表裏に載せるかを決める設定です。片面あたりのスライド数とは別なので、「紙を半分に減らしたい」という目的でも、文字を小さくする必要がないケースも考えられるでしょう。表裏で読みやすい向きか、めくる辺が合っているかを一部だけで試せば、資料全体を刷り直す手間が減りますよ。

印刷をほかの人にお願いする時は、「全24ページ、A4横、紙の片面あたり2スライド」のように単位を添えて伝えましょう。「2枚で」とだけ書くと、二部印刷なのか二面付けなのかが伝わりません。出てきた一枚を机に置いて、腕を伸ばした距離でも必要な語が読めるかを確かめると、画面のズーム率に左右されずに判断できます。

最後に、印刷依頼へ添える見本を一枚だけ用意すると仕上がりの食い違いを防ぎやすくなりますよ。スライド上の小さな表題まで読めたか、右端の図が切れていないか、片面あたりの枚数が合っているかを短く書いておきましょう。カラーの原稿を白黒で配る時も、この一枚があれば文字サイズと色の問題を切り分けて直せます。

参考：Microsoft公式のスライドと配布資料の印刷手順