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「Googleドキュメントをオフラインで使えるようにしたつもりなのに、ネットがない場所で開けない」「出先で文章を編集しようとしたらオフライン同期が終わっていなかった」と困っていませんか？
Googleドキュメントはインターネット接続がない状態でも文書の作成・閲覧・編集ができますが、事前にオフラインアクセスを有効にしておく必要があります。
また、パソコンでは利用できるブラウザに条件があり、Google ChromeまたはMicrosoft Edge、Googleオフラインドキュメント拡張機能などの確認が必要です。
「Googleドライブへ保存してあるから、ネットがなくても必ず開ける」という仕組みではありません。
この記事では、ブラウザ版Googleドキュメントがオフラインで使えない場合に確認したい設定と、外出前にファイルを開ける状態になっているか確認する方法を紹介します。
▶本記事の概要
- Googleドキュメントがオフラインで使えない主な原因
- Googleドキュメントをオフラインで使えるように設定する
- オフライン同期ステータスで止まる時の対処法
- 外出前にオフラインで開けるか確認する方法
- まとめ
Googleドキュメントがオフラインで使えない主な原因
Googleドキュメントをオフラインで使えない場合は、ファイル自体の問題だけではなく、ブラウザやGoogleアカウントの状態も確認します。
- ChromeまたはMicrosoft Edgeを使用していない
- Googleオフラインドキュメント拡張機能が入っていない
- Googleドライブ側のオフライン設定が無効になっている
- シークレットモードを利用している
- 対象ファイルがオフライン用に保存されていない
- パソコンの空き容量が不足している
対応ブラウザを使用していない
Google公式では、パソコンでGoogleドキュメントをオフライン利用するときにGoogle ChromeまたはMicrosoft Edgeを使用するよう案内しています。
普段FirefoxやSafariでGoogleドキュメントを利用している場合でも、オフライン編集を利用するときはChromeまたはEdgeで設定を行います。
また、ブラウザ自体も最新状態になっているか確認してください。
シークレットモードではオフライン機能を利用できない
ChromeのシークレットウィンドウやEdgeのInPrivateウィンドウを使っている場合、Googleドキュメントのオフライン機能は利用できません。
通常のブラウザウィンドウを開き、使用するGoogleアカウントへログインしてから設定します。
旅行や移動前にシークレットモードで確認していて、実際にはオフライン保存ができていなかったという状態には注意したいですね。
Googleオフラインドキュメント拡張機能が入っていない
パソコン版では「Google オフライン ドキュメント」のChrome拡張機能が必要です。
ChromeだけでなくMicrosoft Edgeを使用する場合も、Google公式ではChromeウェブストアからGoogleオフラインドキュメント拡張機能を追加する方法を案内しています。
Google公式のオフライン利用方法はこちらから確認できます。
パソコンの空き容量が不足している
オフラインで利用するGoogleドキュメントは、必要なデータをパソコン側にも保存します。
そのため、PCのストレージ容量がほとんど残っていない場合は正常に準備できない可能性があります。
大容量の動画を大量に保存しているなど、空き容量が少ない状態なら、不要なデータを整理してからオフライン設定を確認してみてください。
Googleドキュメントをオフラインで使えるように設定する
Googleドキュメントをネット接続なしで開くには、インターネットへ接続できる場所で事前設定を行います。
- Googleドライブでオフラインアクセスを有効にする
- 使用したいファイルをオフライン用に指定する
- 使用するGoogleアカウントを確認する
Googleドライブでオフラインアクセスを有効にする
- ChromeまたはMicrosoft Edgeを開く
- Googleドライブへアクセスする
- 右上の設定アイコンをクリックする
- 「設定」を開く
- 「オフライン」の設定を有効にする
Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドのいずれかでオフラインアクセスを有効にすると、残りのサービスでも利用できるようになります。
最近使用したファイルについては、パソコンに十分な保存容量があればオフライン用として自動的に保存される場合があります。
ただし、外出先で必ず使用したい重要な文書は、自動保存だけに任せず手動でオフライン利用を指定したほうが確認しやすいです。
特定の文書をオフラインで使用可能にする
特定のGoogleドキュメントを確実に使いたい場合は、そのファイルを個別に設定できます。
- GoogleドキュメントまたはGoogleドライブを開く
- 対象ファイルのメニューを開く
- 「オフラインで使用できるようにする」をオンにする
- オフライン使用可能を示すチェックマークを確認する
文書を開いている場合は、「ファイル」から「オフラインで使用可能にする」を選択する方法もあります。
出張や旅行などで使用する文書が決まっている場合は、必要なファイルを一つずつ指定しておくと分かりやすいと思います。
複数のGoogleアカウントを使っている場合
仕事用と個人用など、複数のGoogleアカウントを利用している人は注意が必要です。
Google公式では、一つのブラウザプロフィールにつき、オフラインアクセスを有効にできるGoogleアカウントは一つと案内しています。
別のGoogleアカウントでもオフライン機能を使いたい場合は、ChromeやEdgeで個別のブラウザプロフィールを作成して利用します。
「別のユーザーがすでにこのパソコンでオフラインアクセスを有効にしています」と表示された場合は、このアカウント設定を確認してみてください。
オフライン同期ステータスで止まる時の対処法
設定を済ませても、「オフラインの同期ステータスを確認しています。お待ちください。」から進まない場合があります。
- ページを再読み込みする
- docs.google.comのサイトデータを削除する
- オフライン機能を一度無効にして再設定する
- 同期エラーの場合はネット接続とファイルサイズを確認する
「オフラインの同期ステータスを確認しています」と表示される場合
Google公式では、まずページを再読み込みしてから再度試す方法を案内しています。
それでも「オフラインの同期ステータスを確認しています」という表示が続く場合は、docs.google.comのサイトデータを削除します。
Chromeの場合
chrome://settings/cookies/detail?site=docs.google.com
Microsoft Edgeの場合
edge://settings/cookies/detail?site=docs.google.com
ページを開いたら、Google公式の案内に沿って対象サイトデータを削除し、Googleドキュメントを開き直します。
オフライン機能を一度無効にして再設定する
オフライン設定自体が正常に完了していない場合は、一度オフラインアクセスを無効にしてから再度有効にする方法もあります。
設定をやり直したあとは、必要な文書が「オフラインで使用可能」になっているかもう一度確認してください。
「ドキュメントを同期できませんでした」「同期エラー」の場合
このエラーでは、Google公式が最初にネットワーク接続を確認するよう案内しています。
インターネットへ正常に接続できることを確認したあと、対象文書の「オフラインで使用可能にする」を一度解除し、もう一度有効にしてください。
それでもエラーになる場合は、ファイルサイズが大きすぎる可能性があります。
Google公式では、大きな文書の場合は一部のセクションを新しいドキュメントへコピーし、ファイルを小さくする方法も案内しています。
パソコン版Googleドライブの同期エラーとは別
今回扱っているのは、ChromeやEdge上でGoogleドキュメントをオフライン編集できない問題です。
Windowsの通知領域にあるGoogle Driveアプリで「同期中から進まない」「PCのファイルがクラウドへ反映されない」という症状とは確認する場所が異なります。
パソコン版Google Drive側の同期が止まっている場合は、Googleドライブが同期しない・止まる原因とパソコン版の対処法で詳しく解説しています。
外出前にオフラインで開けるか確認する方法
「設定したから大丈夫」と考えるより、インターネットが使えるうちに対象ファイルの状態を確認しておくと安心ですね。
- ドキュメントのステータスを確認する
- Googleドライブのオフラインプレビューを利用する
- 必要な文書を事前に一度開いておく
- 使用するGoogleアカウントとブラウザプロフィールを確認する
ドキュメントのステータスを確認する
Googleドキュメントを開くと、ファイルタイトル付近にドキュメントの状態を確認するアイコンがあります。
ここをクリックすると、文書がオフライン編集に対応する準備ができているか確認できます。
オフライン編集の準備ができていない場合は、その内容を示す説明が表示されます。
電車や飛行機に乗る直前ではなく、自宅やホテルなど安定したインターネットを利用できる場所で確認しておくと安心です。
Googleドライブのオフラインプレビューを確認する
Googleドライブには、オフラインで使用できるファイルを確認する「オフラインプレビュー」もあります。
- Googleドライブを開く
- 右上のオフラインで使用可能アイコンをクリックする
- 「オフラインプレビュー」を選択する
- 必要なGoogleドキュメントが表示されるか確認する
外出先で必要な資料が決まっているなら、この状態まで確認しておくと「保存したと思っていたのに開けない」という状況を減らしやすいと思います。
外出先で文書を入力する時に使いやすいキーボード
Googleドキュメントで文章を書く機会が多い場合、入力しやすいキーボードがあると長文作業が楽になります。
私がさまざまなキーボードを使った中で最終的に使いやすいと感じたのが、Arteck 2.4G ワイヤレスキーボードです。
特に気に入っているのは、キーを押したときの感触と本体サイズのバランスですね。文章を書くときにもキーが打ちやすく、長時間の入力でも扱いやすいと感じています。
裏面にはステンレス素材が使われており、価格を考えると質感にも高級感があります。
押し心地・サイズ感・ステンレスのしっかりした質感まで含めたコストパフォーマンスの良さが魅力だと思います。
Googleドキュメントのオフラインエラーを直すための商品ではありませんが、自宅や外出先で文章作成をする人の入力環境として使いやすいキーボードです。
まとめ
Googleドキュメントがオフラインで使えない場合は、最初にChromeまたはMicrosoft Edgeを使用しているか確認します。
次にGoogleオフラインドキュメント拡張機能が有効になっていること、シークレットモードではないこと、Googleドライブのオフライン設定がオンになっていることを見てください。
外出先で確実に使用したい文書については、「オフラインで使用できるようにする」を個別に有効化し、ファイルタイトル付近のステータス表示やGoogleドライブのオフラインプレビューから準備状況を確認しておくと安心ですね。
「オフラインの同期ステータスを確認しています」から進まない場合は、ページの再読み込みやdocs.google.comのサイトデータ削除もGoogle公式から案内されています。
▶本記事の振り返り
- パソコンではGoogle ChromeまたはMicrosoft Edgeを使用する
- Googleオフラインドキュメント拡張機能を有効にする
- シークレットモードではオフライン編集を利用しない
- Googleドライブからオフラインアクセスを有効にする
- 重要な文書は個別にオフライン利用を指定する
- 同期ステータスから進まない場合は再読み込みやサイトデータ削除を確認する
- 外出前にステータスとオフラインプレビューを確認する
Googleドキュメントをネットがない場所で使用する予定がある場合は、対応ブラウザ → 拡張機能 → オフライン設定 → 対象ファイル → オフライン状態の確認という順番で準備しておくと、現地で開けないトラブルを減らしやすいと思います。
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